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Robotic Process Automation (Häuser/Schmid, CR 2018, 266)

Der Beitrag setzt sich mit den rechtliche Herausforderungen einer virtuellen Belegschaft auseinander und arbeitet zunächst heraus, was Robotic Process Automation (RPA) ist und wie es sich von künstlicher Intelligenz unterscheidet (I.). Sodann werden strukturiert nach drei typischen Vertragsmodellen die wesentlichen vertragsrechtlichen Fragen aufgezeigt, die sich beim Einsatz von RPA-Software stellen (II.). Im Schwerpunkt analysiert der Beitrag die urheberrechtliche Zulässigkeit der Nutzung von Standardsoftware durch RPA (III.) und präsentiert die zusätzlichen Besonderheiten beim RPA-Outsourcing (IV.).

Inhaltsverzeichnis:

I. Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

1. Die Automatisierung und Vernetzung unserer Gesellschaft
2. Automatisierte Softwareprodukte
3. Automatisierte „Bedienung“ von Software durch RPA
4. Abgrenzung zu künstlicher Intelligenz
5. Anwendungsbeispiele
6. Chancen und Potentiale

II. Vertragsrechtliche Fragen der RPA

1. Unterscheidung typischer Vertragsmodelle
2. Vertragsrechtliche Fragen beim Standalone-Erwerb von RPA-Software
3. Vertragsrechtliche Fragen beim kombinierten Erwerb der RPA-Software mitsamt der Bereitstellung individueller RPA-Workflows
4. Vertragsrechtliche Fragen beim „RPA-Outsourcing“
5. Erschwerter Fehlernachweis aufgrund des Zusammenwirkens verschiedener Komponenten

III. Urheberrechtliche Zulässigkeit der RPA von Standardsoftware

1. Softwareinstallation und -nutzung als urheberrechtliche Vervielfältigungshandlungen
2. Zulässigkeit der Vervielfältigungshandlungen
    a) Zulässigkeit der Vervielfältigung nach § 69e Abs. 1 UrhG
    b) Zulässigkeit der Vervielfältigung nach § 69d Abs. 1 UrhG
3. Rechtliche und technische Schutzvorkehrungen gegen RPA
    a) Rechtliche Schutzvorkehrungen gegen RPA
    b) Technische Schutzvorkehrungen gegen RPA

IV. Weitere Besonderheiten beim „RPA-Outsourcing“

1. Lizenzübertragung auf RPA-Dienstleister 25
2. Verfügungsrechte an den Verarbeitungsergebnissen bei RPA 25
3. Datenschutzrechtliche Voraussetzungen 26

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I. Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

1. Die Automatisierung und Vernetzung unserer Gesellschaft

Smart Wearables, Smart Home, Smart Infrastructure, Smart Grids, Smart Cities, Smart Factories, Industrie 4.0, Connected Car, Internet der Dinge: Es scheint, als würde zu jedem neuen „Smart Device“ stets auch eine neue Begrifflichkeit hinzukommen. Diese "Smartifizierung"  unserer gesamten Welt hat gleichwohl nicht erst mit dem Einzug cyber-physischer Systeme  („CPS“) (bspw. Roboter) in die Industrie oder der Vernetzung von Alltagsgegenständen begonnen. Vielmehr reicht das Streben nach Arbeitserleichterung und „Entkomplizierung“ durch (digitale oder mechanische) automatisierte Prozesse bis zu den Anfängen der industriellen Revolutionen zurück oder ist gar in dem Wesen des Menschen als „Optimierer“ selbst zu suchen.

Während Industrieroboter körperliche Arbeit und mechanische Tätigkeiten automatisieren, geht es bei der Robotic Process Automation („RPA“) um die Automatisierung von bislang durch Menschen vollbrachten Bürotätigkeiten. Genauer gesagt geht es um die Automatisierung von Prozessen, die bislang im Wesentlichen dadurch geprägt waren, dass Menschen bei ihrer Arbeit in diesen Prozessen verschiedene Softwarekomponenten bedient und benutzt haben. Bei der RPA führt nun der Computer selbst die verschiedenen Prozessschritte durch und bedient die in den Prozessen verwendeten Softwarekomponenten.

2. Automatisierte Softwareprodukte

Unbeachtlich dessen, dass strenggenommen eine nicht-automatisierte Software gar nicht existiert, da selbst das einfachste Computerprogramm etwa per Klick auf eine Schaltfläche Prozesse im Hintergrund automatisiert ausführt (alleine die Abspeicherung einer Datei auf einen Datenträger setzt bspw. unzählige automatisierte Prozesse in Gang), werden im allgemeinen Sprachgebrauch dennoch „automatisierte“ und „nicht-automatisierte“ bzw. „manuell zu bedienende“ Softwareprodukte voneinander unterschieden. Während automatisierte Softwareprodukte nach deren Aktivierung i.d.R. alle Aktionen und Prozesse im Rahmen der vorgegebenen Programmierung eigenständig ausführen können (bspw. ein Antivirenprogramm, das im Hintergrund automatisiert nach Befall von Viren sucht und bei Fund diese auch automatisiert bereinigen kann) und der Mensch hierbei das Programm nur noch zu überwachen und nur im Notfall einzugreifen braucht, führen nicht-automatisierte Softwareprodukte lediglich spezifische und einzelne Aktionen auf menschliche Anweisung hin aus.

Möchte ein Unternehmen zur Effizienzsteigerung und Kostenersparnis automatisierte Softwareprozesse einsetzen, so ist hierfür in der Regel die Ersetzung der bislang verwendeten herkömmlichen Software durch neue automatisierte Software notwendig. Eine solche Umstellung stellt dabei einen enormen finanziellen und organisatorischen Aufwand für die Unternehmen dar, der mit dem Kauf zahlreicher neuer Lizenzen und ggf. mit Schulungsbedarf für die Mitarbeiter einhergeht. Nicht selten wird hierfür gar eine „maßgeschneiderte“ Softwarelösung erforderlich, was weitere Kosten verursacht und den Rückgriff auf etablierte Standardsoftware verbaut. Zudem können hierdurch auch jahrelang optimierte organisatorische Unternehmensabläufe oftmals nicht länger beibehalten werden, was zu tiefgreifenden und umfangreichen unternehmerischen Veränderungen führen kann.

3. Automatisierte „Bedienung“ von Software durch RPA

Hieran setzt die RPA (auch: „Robot Process Automation“, „Robotic Automation“, „Bots“, „Software Robots“), zu Deutsch die „robotergesteuerte Prozessautomatisierung“, an, die eine umfassende Automatisierung bislang manuell vorzunehmender Prozesse ohne Notwendigkeit der Umstellung auf neue automatisierte Software erlaubt. Aus den Wortbestandteilen ergibt sich bereits, dass es bei RPA um den Einsatz eines programmierbaren Softwareroboters geht, der menschliche Benutzereingaben imitieren („Robotic“) und dabei eine Abfolge von Prozessschritten („Process“) automatisiert ausführen kann („Automation“). Nicht verwechselt werden darf die RPA mit physischen automatisierten Robotern, die mechanische Arbeit verrichten (z.B. innerhalb von cyberphysischen Systemen, „CPS“). RPA existiert lediglich auf Softwareebene und ermöglicht dort eine Art Stapel- / Batchverarbeitung aufgrund einmalig vorgegebener Steuerbefehle („Workflows“).

Während bei herkömmlicher automatisierter Software eine eigenständige und spezielle Programmierung zum Einsatz kommt, wird bei der RPA eine bereits bestehende Software lediglich in der Art und Weise durch einen Softwareroboter „bedient“, wie dies auch durch einen menschlichen Nutzer erfolgen würde (bspw. Aktivierung von Schaltflächen im Graphical User Interface („GUI“) der Software, Eingabe von Text in entsprechende Textfelder oder in Kommandozeilen, etc.). Dies wird dadurch erreicht, dass sich der Softwareroboter als zusätzliche Schicht über die zu automatisierende Software legt und hierdurch menschliche Interaktionen mit den Benutzeroberflächen der Software imitiert. Die verwendete Software benötigt für die RPA daher keine speziellen Schnittstellen / APIs („Application Programming Interfaces“), mit der sich die RPA-Software verbinden könnte. Vielmehr kann beinahe jede Software, die Interaktionen durch einen menschlichen Nutzer zulässt, auch per RPA automatisiert werden (bspw. Buchungssoftware, Personalverwaltungssoftware, Textverarbeitungsprogramme, Grafikprogramme, Internetbrowser, etc.). Da die jeweilige Software von dem Softwareroboter lediglich „bedient“ wird, hat diese in der Regel gar keine Kenntnis darüber, dass der konkrete Nutzer nicht ein Mensch, sondern ein Computer ist.

Die Robotic Process Automation besteht dabei im Wesentlichen aus drei Komponenten:

  1. Benötigt wird zunächst die herkömmliche Software, welche zukünftig automatisiert werden soll (im weiteren Verlauf als „Standardsoftware“ bezeichnet, da es sich hierbei meist um vorgefertigte Softwareprodukte handelt, die nicht speziell für das jeweilige Unternehmen entwickelt wurden).
  2. Zweite Komponente ist die RPA-Software, welche die Standardsoftware automatisiert „bedient“.
  3. Welche Aktionen die RPA-Software dabei konkret ausführen soll, wird in RPA-Workflows (Steuerbefehle für die RPA-Software) als dritte Komponente definiert.

Die Konfiguration der RPA-Workflows erfolgt dabei i.d.R. ohne Programmieraufwand entweder per Drag & Drop der einzelnen Prozessschritte in einer GUI innerhalb der RPA-Software oder aber per einmaliger „Vorführung“ und Aufzeichnung der Arbeitsschritte. Eine solche Modellierung bzw. Aufzeichnung kann dabei auch durch die jeweiligen Angestellten eines Unternehmens erfolgen, deren Arbeitsbereiche zukünftig mittels RPA unterstützt werden sollen. Die Heranziehung von IT-Spezialisten beschränkt sich dagegen auf Schulungs- sowie Supporttätigkeiten. Eine externe IT-Expertise wird dagegen nur dann erforderlich, wenn entweder die Erstellung der RPA-Workflows oder aber die spätere Ausführung der RPA-Software auf einen Dienstleister ausgelagert werden soll (bspw. aus Kostengründen).

Da die RPA-Software Eingaben und Aktionen über Human Interface Devices („HID“, bspw. Tastatur oder Maus) auch emulieren kann, also auf eine physische Tastatur oder Maus gerade nicht angewiesen ist und diese zudem auch etwaige Rückgabewerte der Standardsoftware ohne Monitor elektronisch auslesen kann, kann diese auch auf virtuelle Maschinen („VM“) ausgelagert werden. Als virtuelle Maschine wird dabei ein Programm bezeichnet, das einen physischen Rechner simulieren kann und dadurch ermöglicht, dass auf einem einzigen physischen Rechner mehrere virtuelle Maschinen (also mehrere Instanzen eines Betriebssystems) parallel ausgeführt werden.  Abhängig von der Leistung des physischen Rechners können so bis zu mehrere Hundert virtuelle Maschinen gleichzeitig und unabhängig voneinander auf nur einem Server betrieben werden,  was etwa den Strom- und Platzbedarf enorm reduzieren kann.

4. Abgrenzung zu künstlicher Intelligenz

RPA muss nicht zwingend mit künstlicher Intelligenz einhergehen, wenn hiermit nur triviale Arbeitsabläufe (bspw. Klick auf verschiedene Schaltflächen in einer bestimmten Reihenfolge) automatisiert werden sollen. Soll die RPA dagegen auch auf Abweichungen von der Standardprozedur adäquat reagieren, eigene Fehler erkennen und hieraus lernen oder die eigenen Verarbeitungsergebnisse anschließend selbst validieren können, ist auch im Rahmen der RPA der Einsatz von künstlicher Intelligenz zunehmend von Relevanz. Insbesondere aber dann, wenn mittels RPA auch große Datenmengen analysiert oder komplexe und dynamische Prozesse automatisiert gesteuert werden sollen, ist der Einsatz von künstlicher Intelligenz auch hierbei nicht mehr wegzudenken, was in der technischen Entwicklung derzeit als „kognitive RPA“ oder als „selbstlernende RPA“ bezeichnet wird.

5. Anwendungsbeispiele

Da RPA bei so gut wie jeder Software zum Einsatz kommen kann, sind den Anwendungsmöglichkeiten beinahe  keine Grenzen gesetzt. Ein typisches Anwendungsbeispiel für den Einsatz von RPA ist etwa die automatisierte Einreichung und Bearbeitung von Dienstreiseabrechnungen: Mussten hierzu bislang alle Reisebelege von den Arbeitnehmern händisch in die Dienstreiseabrechnungssoftware eingetragen werden, können die entsprechenden Beträge und Verwendungszwecke mittels des Einsatzes von RPA und entsprechender Texterkennungssoftware zukünftig aus Scans der Belege automatisiert erfasst werden. RPA kann weiterhin etwa im Finanzsektor bei der Bearbeitung und Prüfung von Transaktionen, im Personalmanagement zur automatisierten Generierung von Gehaltsabrechnungen oder im Privatbereich zur automatisierten Ausfüllung von Steuererklärungen zum Einsatz kommen.
Doch auch im Rechtswesen findet RPA heute bereits Einsatz. Etwa können mittels RPA Schriftsätze, bspw. Standardverträge oder Klageschriften, automatisiert mit den Mandantendaten vorausgefüllt werden. Die hierfür notwendigen Stammdaten und Informationen kann die RPA bspw. aus eingehenden Mandantenschreiben entnehmen sowie mittels einer Internetrecherche oder einem Handelsregisterauszug automatisiert ergänzen und abgleichen.

Auch für Behörden dürfte der Einsatz von RPA schließlich immer interessanter werden, nachdem aufgrund der Einführung des § 35a VwVfG Verwaltungsakte unter bestimmten Voraussetzungen mittlerweile auch vollständig durch automatische Einrichtungen erlassen werden können.

6. Chancen und Potentiale

Softwareroboter stellen eine Art „virtuelle Belegschaft“ dar und weisen im Vergleich zu menschlichen Arbeitnehmern einige Vorteile auf. Gleichwohl kann die RPA den menschlichen Angestellten nicht ersetzen, sondern lediglich ergänzen und diesen etwa von monotonen und sich wiederholenden Aufgaben befreien.

  • Prozessbeschleunigung: Zunächst kann der Einsatz von RPA zu einer deutlichen Beschleunigung von Prozessen führen, wenn die Ausführung von Aktionen oder die Eingabe von Text nicht manuell per Mausklick oder Tastatur, sondern durch die RPA automatisiert erfolgen kann. Auch die Suche nach Informationen in Dateien, Datenbanken oder im Internet kann durch RPA beschleunigt werden. So soll etwa laut accenture durch den Einsatz von RPA die Bearbeitungszeit von Aufgaben um 80-90 % reduziert werden können.  Die Umstellung auf RPA kann innerhalb weniger Tage oder Wochen erfolgen, da die zu automatisierende Standardsoftware nicht durch neue Software ersetzt werden muss und auch für die Einrichtung und Konfiguration der RPA-Software in der Regel keine externe IT-Expertise notwendig wird. Zudem kann für gleichartige Prozesse auch der gleiche und ggf. nur leicht angepasste Workflow verwendet werden.
  • Effizienzsteigerung und Skalierbarkeit: RPA-Software kann zudem kontinuierlich und ohne zeitliche Beschränkungen eingesetzt werden. Hierdurch können Datenverarbeitungen etwa auch nachts, am Wochenende oder an Feiertagen ausgeführt werden (Einsetzbarkeit 24/7), was zu einer deutlichen Effizienzsteigerung führt. Weiterhin kann die RPA innerhalb virtueller Maschinen betrieben werden, sodass nicht für jede RPA-Instanz ein eigener physischer Computer benötigt wird, sondern hunderte RPA-Instanzen sich auch einen physischen Server teilen können.
  • Kostenreduzierung: Für den Einsatz von RPA sind lediglich die RPA-Software sowie die dazugehörigen Workflows notwendig, jedoch keine speziell für das jeweilige Unternehmen entwickelte oder angepasste Individualsoftware. Hierdurch entfallen u.U. auch Kosten für eine externe IT-Expertise. Benötigt wird lediglich ein kleines RPA-Team, das die RPA-Workflows konfiguriert und kontinuierlich optimiert sowie auf etwaige Störungen im Prozessablauf reagiert. Da RPA insbesondere auch bei den oftmals outgesourcten „back office processes“ zum Einsatz kommen kann  können weiterhin auch Kosten für das herkömmliche Outsourcing von Dienstleistungen eingespart werden. Laut accenture soll durch den Einsatz von RPA insgesamt eine Kostenreduktion um bis zu 80 % möglich sein.
  • Qualitätssteigerung: Die menschliche Fehlerquote beschränkt sich bei dem Einsatz von RPA im Wesentlichen auf Fehler im Rahmen des Anlernvorgangs und kann durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und Machine Learning weiter minimiert werden.
  • „Entmonotonisierung“: Da der Einsatz von RPA insbesondere bei sich regelmäßig wiederholenden und monotonen Aufgaben geeignet ist, können die betreffenden Angestellten von diesen Aufgaben entlastet werden und sich dadurch anspruchsvolleren Aufgaben zuwenden.

II. Vertragsrechtliche Fragen der RPA

Unabhängig von der Frage, ob Softwareroboter selbst Rechtssubjekt sein können,  was jedenfalls zum derzeitigen Zeitpunkt verneint werden muss, stellt sich auch heute bereits die Frage, welche vertragssrechtlichen Herausforderungen sich bei der Robotic Process Automation ergeben können.

1. Unterscheidung typischer Vertragsmodelle

Generell sind mehrere Vertragsmodelle von RPA zu unterscheiden. Je nach gewähltem Vertragsmodell divergieren dabei der Pflichtenkatalog und damit der Umfang der Verantwortlichkeit des RPA-Softwareanbieters:

Erstens kann das Unternehmen, das seine Prozesse zukünftig automatisieren möchte, die RPA-Software als Standalone-Version erwerben, die erforderlichen RPA-Workflows durch die eigenen Angestellten oder die IT-Abteilung konfigurieren lassen und die RPA-Software anschließend auf eigenen PCs oder auf einer eigenen Serverinfrastruktur betreiben (hierzu 2. unten).

Zweitens kann der Erwerb der RPA-Software gebündelt mit der Bereitstellung der Workflows als zusätzliche Dienstleistung des RPA-Softwareanbieters erfolgen, während die Ausführung der RPA-Software weiterhin auf eigenen PCs oder auf einer eigenen Serverinfrastruktur des Unternehmens erfolgt (hierzu 3. unten).

Schließlich und drittens könnte aber auch diese Datenverarbeitung auf den RPA-Softwareanbieter oder einen dritten Dienstleister ausgelagert werden. Das einsetzende Unternehmen gibt an den Dienstleister dann lediglich die Rohdaten weiter und empfängt nach der Datenverarbeitung die Verarbeitungsergebnisse. Diese dritte Stufe ist demnach vergleichbar mit dem herkömmlichen Outsourcing, mit dem Unterschied, dass bei dem Auftragnehmer anstatt menschlicher Arbeitskräfte RPA-Software zum Einsatz kommt („RPA-Outsourcing“; hierzu 4. unten).

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Verlag Dr. Otto Schmidt vom 16.04.2018 11:13

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